SharePointのファイル管理方法について、SharePoint TechnicalNotes様の下記ページがとても参考になりました。既存のフォルダでの階層管理の考え方を見直さないと、SharePointのメリットを最大限生かせないし、そもそも階層や権限に関する複雑性の問題から脱却できない。こちらの記事を参考にさせていただきつつ、SharePointのファイル管理について考えていきたいと思います。
SharePoint のファイル管理機能をどう使っていくべきか？
私自身は零細企業で、WEB制作・運用、広告カタログデザインなどを行う傍ら1人情シスっぽい事も兼務しているマルチタスクワーカーです。SharePoint関連の専門ではありませんので、本記事の内容については誤って理解している部分があるかもしれませんのでご了承ください。
SharePointでの共有ファイルの扱い方に関する考察
上記サイトを参照すると、フォルダの階層は最小限に抑えて、サイト単位・ライブラリ単位で管理していくべき、と記述があります。そして、これまでフォルダで分けていたファイルはコンテンツタイプ（メタデータで管理）で管理していくというもの。個人的に、このコンテンツタイプの概念がいまいち理解しきれていませんでしたが、少しずつ解ってきたような気がします。
初期段階で考えなければならいないのが、自組織（会社やチーム）においてどのようなタイプのファイルが存在し運用されているかだと思います。コンテンツタイプを利用してファイルの共有や管理を行っていく場合、所属する組織に合わせたコンテンツタイプをSharePoint上で作成して運用していくことになるからです。組織で使用しているファイル達を眺めながら、運用に合った形で種類分けした上で、必要なコンテンツタイプを作成し、それらのコンテンツタイプを利用しながら再運用していく。そうすることで、SharePointのメリットを享受できるしペーパーレス時代にも明るいファイル管理が実現できそうです。
コンテンツタイプの理解
コンテンツタイプについては、Zenn上のまっぴぃ様の下記記事を参考にさせていただきました。
SharePoint Online コンテンツタイプを活用してドキュメント管理や検索を改善する
例えば、デフォルトである様なコンテンツタイプは書類です。書類というコンテンツタイプは、作成者、更新者、作成日時、更新日時などといったメタデータ（補足情報）を持ちます。別のものを考えてみると、写真というコンテンツタイプが思い付きます。拡張子はJPEGやPSDが主となるでしょう。この写真コンテンツタイプも作成者などのメタデータを持ちますが、書類とは異なりシャッタースピードやF値など撮影時の設定に関するメタデータを持っておいた方が良いかもしれません。
もう少し具体的な例を考えてみます。例えば、取引先企業にPDFなどで自社の営業時間やお休みに関する案内文を出すシチュエーションは良くあると思います。長期休暇に関する案内、社員研修の為の臨時休業の案内などです。これらのようなPDF文書を、社外通知文書というコンテンツタイプで管理するとします。考えられるメタデータは、長期休業案内や臨時休業案内などといった通知概要（1行テキスト）、社内チェックの状況を示す承認状況（選択肢）、正式に発行された日付を示す発行日時（日付）が挙げられます。こうしたメタデータは、ドキュメントライブラリの中で“サイト列”として扱われます。
コンテンツタイプは、言い換えるとデータの種類（分類？）のことなのかと思います。そのデータの種類を自分で定義し、そこにメタデータ（サイト列）を設定できるのがSharePointで言うコンテンツタイプです。
この理解で合っているかな？ちょっと不安ですが、今回は一旦ここまでで投稿をアップしておきます。今後は実際にSharePointを触りながら自分の理解が正しいのか、また自組織における運用についても考えていきたいと思います。また、日を改めて更新していきたいと思います。
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